Se Presidentens innslag om medlemsregistrering!

Se Oslo Volley Video om medlemsregistrering

 Samordnet søknad og rapportering

Samordnet søknad og rapportering ble innført for hele norsk idrett fra 2016. Dette betyr at alle idrettslag og klubber skal rapportere sine nøkkeltall til NIF senest 30. april hvert år. Registreringen gjøres gjennom MinIdrett/KlubbAdmin og åpner 1. april.  Samordnet søknad og rapportering erstatter tidligere rapporteringsordninger som for eksempel Idrettsregistreringen, og skal bidra til at klubbene har færre frister å forholde seg til.  

Hva skal registreres?

Medlemstall
Medlemstallet definerer de som er medlem pr 31.12.16 og har betalt medlemskontingent til idrettslaget.


Aktive medlemmer
Alle medlemmer som regelmessig deltar i organisert aktivitet i regi av idrettslaget, eller representerer idrettslaget i idrettskonkurranser eller lignende, skal regnes som «aktivt medlem» med tilhørighet i en konkret gruppe/gren. Med «deltagelse» menes både å utøve selve idretten gjennom trening eller konkurranser, og å tilrettelegge for at andre skal kunne drive aktivitet i idrettslaget. Dette omfatter blant annet spillere, trenere, dommere, lagledere, styremedlemmer, materialforvaltere, æresmedlemmer og andre oppgaver som bidrar til gjennomføringen av trening, konkurranser og annen aktivitet i idrettslaget. Personer som bistår idrettslaget gjennom administrative oppgaver, drift og vedlikehold av anlegg mm. omfattes også.


Både de som trener, konkurrerer, eller på annen måte bidrar til aktivitet i idrettslaget, skal registreres som aktive innen den eller de idretter eller grener deres aktivitet er knyttet til. Medlemmer som på eget initiativ transporterer familiemedlemmer til og fra trening eller idrettsarrangementer anses ikke som aktivt medlem.

Forskjellen mellom medlemstallet og aktive medlemmer vil man eksempelvis se i en klubb med 15 medlemmer. I klubben spiller 10 av medlemmene  volleyball og sandvolleyball, mens fem spiller bare sandvolleyball. Kubben skal da registrer 15 medlemmer og 25 aktive medlemmer (Aktive medlemmer = 10 i volleyball og 15 i sandvolleyball).     

NB! Volleyballforbundet administrerer to idrettsgrener, volleyball og sandvolleyball. Spillere og andre medlemmer i klubben som deltar i begge idrettsgrener skal rapporteres som aktive i både volleyball og sandvolleyball. I tillegg skal antall personer med funksjonsnedsettelser oppgis.


Valg av nytt klubbstyre og protokoll fra årsmøte
Årsmøtet i klubbene skal avholdes innen den 31. mars hvert år. Signert protokoll fra årsmøtet sendes inn under samordnet registrering. Samtidig skal informasjon om styret og eventuelt administrativ ledelsen i klubben oppdateres. Vær oppmerksom på at man trenger personnummer til den enkelte for å kunne oppdatere informasjonen. NIF vil samkjøre klubbenes rapportering med Brønnøysundregisteret slik at oppdatert informasjon om styrets sammensetning automatisk overføres til registeret. Oppdatert informasjon i Brønnøysundregisteret er blant annet påkrevd hvis klubber skal motta Grasrotandel fra Norsk Tipping.

Momskompensasjon på varer og tjenester
Idrettslag og klubber kan søke om momskompensasjon gjennom samordnet søknad og rapportering. For å kunne søke om kompensasjon på vare og tjenestemoms må idrettslaget kunne fremlegge et revidert regnskap som er godkjent av årsmøtet. Ettersom årsmøtet holdes innen 31. mars , vil regnskapet foreligge i godkjent stand.

 

Hvordan registrere?
KlubbAdmin (https://ka.nif.no) vil være inngangen for å gjennomføre samordnet søknad og rapportering. Det er hensiktsmessig å sjekke at man har profil og tilgang til disse portalene før april måned. For å logge inn benyttes samme brukernavn og passord som til MinIdrett (https://minidrett.nif.no). Rapporteringen kan foretas av personer med følgende funksjon i klubben:

- Leder av klubb (kan rapportere på vegne av hele klubben og skal også være den som bekrefter innsendingen på vegne av klubben) 
- Leder gruppe (gjør kun rapporteringen for sin aktuelle gruppe, bl.a. rapportering av aktive medlemmer og svarer på spørsmål fra særforbund) 
- Nestleder 
- Medlemsansvarlig
- Adm Leder 
- Daglig leder 
- Styremedlem 
- Kasserer 
- Sekretær 
- Org-ansvarlig


NIF IT har utarbeidet brukerveiledninger på youtube som viser hvordan registreringen skal utføres i løsningen. 

- Generell veiledning: https://www.youtube.com/watch?v=MGvyLym8nX8&feature=youtu.be
- Momskompensasjon: https://www.youtube.com/watch?v=q5NQeKAXR28&feature=youtu.be
- Styre og ledelse: 
https://www.youtube.com/watch?v=jOsJ3GHvPWw&feature=youtu.be


Ytterligere informasjon
- NIF sender e-poster til alle klubber i forkant av Samordnet søknad- og rapportering med informasjon om gjennomføring.
- NIF IT er behjelpelige hvis henvendelsen gjelder tekniske spørsmål, slik som innlogging osv., i løsningen. NIF IT kan nås på: 21 02 90 90/ support@idrettsforbundet.no alle hverdager fra kl. 08.00 til 20.00
- Ta også gjerne kontakt med NVBF ved tilhørende region ved spørsmål.